Wer seinen Alltag und seine Arbeitsziele gut im Griff behalten will, kann heute auf allerlei technische Helfer zurückgreifen. Ein Schreibtisch voller Notizzettel gehört damit der Vergangenheit an. Aber längst nicht alles lässt sich digital gut im Gedächtnis behalten. Am besten kommt man mit einer gezielten Kombination aus effizienten Apps und traditionellen Erinnerungshilfen voran.
Die besten technischen Helfer für Ordnung statt Zettelchaos
Evernote ist ein Programm, das sich als App herunterladen und von unterschiedlichen Endgeräten aus abrufen lässt. Hier lassen sich nicht nur kleine Notizen anfertigen und flexibel vom Smartphone wie auch über das Tablet abrufen. Über das Programm können Notizzettel auch mit Schlagworten versehen werden. Das sorgt für Querverbindungen und einer Sortierung der eigenen Gedanken. Auch Scans und Handybilder lassen sich im System von Evernote leicht verankern. Für jede Art von Projekt ist dies eine wunderbare Arbeitsgrundlage.
Slack ist eine Onlineplattform, über die Gruppen gemeinsame Arbeitsnotizen austauschen können. Die Plattform eignet sich besonders gut, wenn es darum geht, Organisationsprozesse in der Gruppe zu unterstützen. Jeder kann sich hier mit einem Namen und einer E-Mail eintragen. Für unterschiedliche Arbeitsschritte werden dann Zuständigkeiten festgelegt. Die Technik kann dann dabei helfen, die jeweils zuständige Person zum passenden Zeitpunkt zu erinnern. Zugleich bietet Slack auch eine Chatfunktion für den Austausch in der Gruppe oder in Unterarbeitsgruppen.
Ähnlich arbeitet man mit Trello. Dabei handelt es sich um ein Organisation-Board, in dem Tickets mit Aufgaben erstellt, verteilt und verwaltet werden können. Der gemeinsame Zugriff aller Mitarbeiter auf das Board ermöglicht es, dass man einen guten Überblick über die eigenen Tasks als auch über den Fortschritt der Kollegen hat. Florian Jacob, Geschäftsführer des Printportals Tassendruck.de schätzt das Tool im täglichen Prozess: „Wir arbeiten tagtäglich mit Trello, weil das System zum einen intuitiv gut funktioniert und wir hier nicht nur Aufgaben im Überblick behalten, sondern auch direkt Daten wie Druckvorlagen hin- und herschieben können.“
Better Notes ist eine App für Notizen, die ganz auf Verschlagwortung setzt. Dazu arbeitet sie mit dem Hashtag, wie man ihn vom Kurznachrichtendienst Twitter kennt. Nicht nur den Nutzern dieses sozialen Netzwerks dürfte die praktische App damit die Zettelwirtschaft erheblich leichter machen. Die Verschlagwortung erlaubt bequeme Querverweise und sorgt so dafür, dass sich jede Notiz zum passenden Zeitpunkt wieder findet.
Viele Menschen steigen von Kalender und Notizzetteln auf Apps um
Nach den USA, Japan und China ist Deutschland das Land mit dem höchsten Papierverbrauch pro Person. Über 250 kg Papier verbraucht ein Deutscher im Schnitt pro Jahr. Ein großer Teil davon wird am Arbeitsplatz verbraucht. Schon deshalb lohnt sich das Umsteigen auf digitale Helfer. Sie können aber nicht nur den Verbrauch von Papier senken, sondern auch die Organisation verbessern. Wenn ein Programm richtig gewählt wird, kann es Menschen im Alltag manche schnöde Organisationsarbeit erleichtern und den Kopf für wichtiger Dinge freihalten. Nebenbei sorgt es dafür, dass die anstehenden Aufgaben gut im Überblick behalten werden. Die Technik erinnert hier weder zu früh noch zu spät an ihre Erledigung, ist effizient wie ein gut funktionierendes Sekretariat.
Mit Technik alleine geht es nicht – auch klassische Erinnerungshilfen bleiben aktuell
Apps lassen sich nutzen, um wichtige Gedanken nicht zu vergessen. Auch um Fristen zum passenden Zeitpunkt in Erinnerung zu behalten, sind die Programme ideal. Damit der Arbeitsalltag gut vorankommt, werden die klassischen kleinen Erinnerungshelfer aber dennoch bis heute fleißig genutzt. Wenn sie auch Arbeit abnehmen mögen, können sie auch nicht das Denken abnehmen. Selbst Digital Natives, die mit Smartphones groß geworden sind, sind dem klassischen Post-It nicht abgeneigt. Es ist einfach ein idealer Begleiter für die aktuellen Aufgaben des laufenden Tages wie auch des nächsten Arbeitstags. Wenn wiederum das kleine Post-It in den Papierkorb wandert, ist dann oft eine große Aufgabe erledigt. Am Ende eines Arbeitstags kann das weit mehr Ruhe und Zufriedenheit verschaffen als es das Löschen einer digitalen Notiz jemals könnte. Um diese besondere Qualität der klassischen Zettel weiß auch die technikbegeisterte Kreativszene unserer Zeit sehr gut Bescheid. Eben genau deshalb wird auch hier von vielen Menschen bis heute gerne zum Papier gegriffen.
Ein Post-It am passenden Ort kann eine besonders verlässliche Erinnerungshilfe sein
Wer seinen Schreibtisch nicht mit Post-Its überfüllt, kann sie für gezielte Erinnerungen nutzen. Das minimale Format ist für diesen Zweck gerade gut – denn es überfüllt den Tag nicht mit zu viel Arbeit. Wichtige Aufgaben eines Tages können an einem passenden Ort platziert werden. Hier erinnern sie weit besser an die Aufgabe als auf einer überladenen Liste. Der klassische Post-It ist aber nicht nur ein praktischer Helfer, sondern lässt sich auch künstlerisch sehr vielfältig nutzen. Online finden sich Seiten über Seiten mit origineller Post-It-Kunst. In Teilen der digitalen Szene wird als Ort für das Post-It des Tages heute nicht mehr die Pinnwand genutzt, sondern eine individuell bedruckte Tasse. Auf der persönlichen Kaffeetasse geht die Arbeitsaufgabe so niemals unter. Der Kaffee ist nicht nur in der digitalen Kreativarbeit beliebt – auch im klassischen Büro ist er ein ständiger Begleiter vieler Menschen. Wenn die Tasse originell bedruckt ist, kann sie auch jederzeit ganz einfach zugeordnet werden.
