Bild 1: pixabay @ keijj44 (CCO Public Domain)
In fast jedem Verein steht alljährlich zumindest eine kleine Feier an, beispielsweise zu Weihnachten, um den Jahresabschluss gebührend zu begehen. Viele Vereine laden auch unterjährig zu Vereinsfesten ein, um die Vereinskassen zu füllen oder ein Jubiläum zu feiern. Bei jeder Feier, egal wie groß oder klein sie angelegt ist, ist eine gute Planung wichtig. Je größer das Fest, desto eher sollte die Planung beginnen. Dabei stehen viele Fragen auf der Tagesordnung der Verantwortlichen. Dazu gibt es noch viele weitere interessante Tipps bei verein-aktuell.de. Speziell in diesem Artikel geht es um die Organisation von Veranstaltungen.
Bild 2: Wenn das Vereinsjubiläum ansteht, ist das auf jeden Fall ein Grund zum Feiern. Bildquelle: pixabay @ Geralt (CCO Public Domain)
Die Planungsphase
Während der Planungsphase müssen die Verantwortlichen viele Fragen beantworten, damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist. Dazu gehören zum Beispiel:
- Was ist der Zweck des Festes?
- Wer ist die Zielgruppe?
- Wie viele Personen sind zu erwarten?
- Wo soll das Fest stattfinden?
- Wann soll die Veranstaltung stattfinden?
- Wie sieht das Budget aus?
Die finanzielle Frage ist immer eine der wichtigsten. Kostendeckend ist ein Fest meist dann, wenn die Veranstalter Eintrittskarten verkaufen. Jedoch ist das bei Sportevents manchmal etwas schwierig. Da sind zum einen die teilnehmen Sportler und Betreuer und zum anderen die Zuschauer. Von den teilnehmenden Gästen Eintritt zu verlangen, ist für viele Vereine nicht machbar. So haben sich bei vielen Sportevents verschiedenfarbige Einlassarmbänder bewährt. Anhand der Bänder können die Kontrolleure an den Eingängen sofort sehen, wer noch bezahlen muss. Die Gäste des Festes tragen die Armbänder gut sichtbar am Handgelenk, sie stören nicht beim Sport und halten mit einem Sicherheitsverschluss sehr gut. Weitere Verwendungsmöglichkeiten, sowie eine genauere Beschreibung der Einlassarmbänder, können Vereinsverantwortliche bei Shopbetreibern wie einlassband.eu nachlesen.
Die Durchführungsphase
Wenn die Veranstaltung unmittelbar bevorsteht, ist es wichtig, dass das Organisations- und Helferteam frühzeitig vor Ort ist. So sind Mängel in der Zeitplanung bereits früh erkennbar und es bleibt noch genügend Zeit, entsprechend zu reagieren. Wer sich im Vorfeld einen Plan B zurechtgelegt hat, weiß sofort, was zu tun ist, wenn eine bestimmte Situation eintritt. Wer springt ein, wenn kurzfristig Helfer fehlen? Wo gibt es noch Getränke, wenn diese nicht ausreichen? Wichtig ist auch, dass Helfer und Teilnehmer jederzeit einen Ansprechpartner vor Ort haben. So kann beim Event fast nichts mehr schiefgehen. Wer sich noch weiter über die Eventplanung informieren möchte, findet bei experto.de viele weitere interessante Informationen. Ein ganz praktisches Beispiel für ein gelungenes Event, ist das Wildwasser Entenrennen in Würzburg. Mehr dazu finden interessierte Leser hier.
Ein Tipp zum Schluss
Die Finanzierung von Veranstaltungen ist für viele Vereine sehr schwierig. Die angespannte Kassenlage lässt häufig nur ein kleines Budget zu. Die Eintrittspreise dann in die Höhe zu treiben, ist meist nicht die Lösung. Vereinsverantwortliche, die sich frühzeitig um Sponsoren kümmern, können damit das Budget aufstocken und so die finanzielle Situation
entspannen.
